ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

 A. DEFINISI ERP 

    ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu model sistem informasi yang memungkinkan organisasi untuk meng-otomasi dan meng-integrasikan proses-proses bisnis utamanya. ERP adalah software yang memudahkan sistem kerja dan implementasi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Memilih Sistem ERP yang tepat untuk bisnis Anda merupakan perkara yang serius. Ini akan menjadi investasi yang besar bagi bisnis Anda sehingga Anda perlu mempertimbangkannya secara matang sebelum mengambil keputusan. Sebagai upaya kami dalam menemani perjalanan Anda dalam memilih perangkat lunak ERP yang sesuai dengan kebutuhan 4 perusahaan, Anda dapat melihat skema perhitungan harga software ERP dari Hashmicro terlebih dahulu sebelum memutuskan akan menggunakan modul software yang tepat. Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem perangkat lunak modular yang dirancang untuk mengintegrasikan area fungsional utama dari proses bisnis perusahaan ke dalam satu sistem yang terpadu. ERP men-standardisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasikan proses bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, distribusi, dan departemen lainnya. Pada tahun 1990, Gartner menciptakan istilah ERP untuk mendeskripsikan evolusi perencanaan kebutuhan material (MRP) dan perencanaan sumber daya manufaktur (MRP II) ketika fungsi keduanya berkembang dari manufaktur ke bagian-bagian lain dan perusahaan, biasanya keuangan dan SDM. Sistem ERP berkembang pesat pada tahun 1990-an sebagai respons terhadap peristiwa Y2K dan pengenalan Euro. Sebagian besar perusahaan membutuhkan cara untuk meningkatkan efisiensi dalam bisnis mereka, dan Enterprise Resource Planning adalah cara yang paling hemat biaya untuk menggantikan sistem lama dengan paket standar yang dapat menyederhanakan berbagai proses bisnis yang kompleks .Enterprise Resource Planning (ERP) Dasar ERP diturunkan dari MRP II, tetapi proses bisnisnya diperluas dan lebih sesuai diterapkan pada kondisi perusahaan yang memiliki beberapa unit bisnis. Dengan sistem ERP, maka integrasi keuangan lebih ditekankan, alat bantu rantai – pasok, dukungan atas bisnis melintas batas fungsi organisasi, bahkan melintas antar perusahaan dapat dilakukan dengan mudah. Tujuan utama implementasi ERP adalah agar perusahaan dapat menjalankan bisnis dalam kondisi yang cepat berubah dan sangat kompetitif, dan jauh lebih baik dari sebelumnya.

    ERP merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning. ERP adalah sistem terpadu yang digunakan oleh perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh sumber daya perusahaan. 

1.    Menurut Hau dan Kuzic

ERP merupakan multi-modul sebagai solusi aplikasi dalam pengemasan bisnis yang memungkinkan integrasi suatu proses kinerja dan bisnis sebuah perusahaan. Selain itu ERP juga berperan dalam pengelolaan sumber daya manusia, pendistribusian data secara umum, dan penyediaan akses informasi secara aktual.

2.    Daniel E. O’Leary

Menurut O’Leary, software ERP adalah sistem yang didesain untuk memproses transaksi perusahaan serta memfasilitasi perencanaan secara real time dan terintegrasi. ERP juga meliputi perencanaan produksi dan analisa respon konsumen sehingga perusahaan bisa mendapatkan akses perencanaan dan informasi seluas-luasnya.

3.    O’Brien

Pengertian ERP Menurut O’Brien adalah software yang mampu merekayasa ulang suatu proses manufaktur, sumber daya, pendistribusian, keuangan, dan berbagai proses bisnis lainnya atas sebuah perusahaan untuk memperbaiki profitabilitas dan meningkatkan efisiensinya.

4.    Ellen Monk

Ellen Monk menyederhanakan definisi ERP sebagai sistem untuk mengatur setiap proses bisnis, mulai dari proses produksi, marketing, pembelian, hingga ankutansi yang terintegrasi pada suatu kesatuan sistem.

B. KONSEP ERP

    Enterprise Resource Planning(ERP) merupakan singkatan dari tiga elemen kata Enterprise (Perusahan/Organisasi), Resource (Sumber Daya), Planning(Perencanaan). Jadi Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan , yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multi business functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan(stake holder) atas perusahaan. 

1. ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi diperusahaan, yang meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok dan informasi konsumen. 

2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi.

3. ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antar muka diseluruh enterprise 

C. TUJUAN DAN PERANNYA DALAM ORGANISASI

Mengkoordinasikan bisnis organisasi secara lengkap dan menyeluruh

Menjadikan perangkat lunak :

• Mengotomasisasi dan integrasi banyak proses bisnis
• Membagi database yg umum dan praktek bisnis melalui enterprise
• Menghasilkan informasi yang real-time
• Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan
• Mengurangi proses kinerja yang banyak memakan waktu serta menghilangkan terjadinya duplikasi data
• Membantu meningkatkan penjualan karena membantu mengelola barang atau jasa lebih cepat

D. ERP DALAM KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI

E. KEKUATAN ERP INTEGRATED

F. EVOLUSI APLIKASI ERP

Tahap 1

Pada tahap pertama ini adalah Material Requirement Planning (MRP). Selain menjadi cikal bakal dari adanya ERP, MRP ini memiliki area fungsional, yakni Inventory Management dan Production.

Tahap 2

Pada tahapan evolusi ERP yang kedua adalah berupa Close Loop MRP. Selain bisa mengkonsep perencanaan kebutuhan material, juga menjadi alat yang membantu untuk menyelesaikan masalah. 

Bahkan memungkinkan untuk mengubah rencananya dan mengganti jika memang perlu. Area fungsional untuk Close Loop MRP adalah berupa Inventory Management, Production, serta Engineering.

Tahap 3

Untuk menjadi software ERP terbaik, maka tahapan yang ketiga ini pun tidak terlewatkan. Yakni tahap Manufacturing Resource Planning atau MRP II. Tahapan ini adalah untuk menyempurnakan dari Close Loop MRP.

Di mana dengan menambahkan tiga elemen utama dalam sistem ini. Area fungsional MRP II berupa Inventory Management, Production, Engineering, Finance, serta Human Resource Management.

Tahap 4

Inilah perkembangan dari sistem ERP selanjutnya yang lebih luas lagi sampai ke integrasi keuangan. Kemudian juga melalui batas fungsi dari organisasi. Dengan begitu, perusahaan akan merasakan kemudahan untuk mengelola proses bisnisnya.

Area fungsional yang ada dalam ERP ini berupa Inventory Management, Production, Engineering dan Finance. Selain itu juga ada Human resource Management serta Delivery.

Tahap 5

Tahap kelima adalah sekaligus tahap evolusi terakhir dari software ERP. Di saat ini Anda pun semakin mudah untuk memahami apa yang dimaksud dengan ERP dan bentuk implementasinya bagi perusahaan.

Di tahapan ini adalah Extended ERP atau ERP II. Yang mana sistem ERP yang sudah banyak perusahaan gunakan sekarang. Perlu Anda ketahui bahwa ERP II sudah mulai muncul sejak tahun 2000.

G. PENDEKATAN IMPLEMENTASI ERP 

1. The Big Bang

Strategi penerapan seluruh modul dalam ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan. Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal. Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi.

2. Step-by step (Phased Approach)

Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait.

Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan.

Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan datang akibat konsultasi internal, biaya tidak terlalu membebani.

Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal.

3. Small Bang (Pilot Approach)

Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait.

Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas berkurang.

Kekurangannya Kekurangannya adalah adalah membutuhkan membutuhkan banyak banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antarsite.

H. KEY SUCCESS FACTOR

I. PERSEPSI IT

J. KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN IMPLEMENTASI ERP

    Kelebihan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

    Bisa dikatakan kalau ERP adalah aset bagi banyak organisasi karena sistem ini membuat bisnis Anda berjalan lebih lancar dengan menghasilkan laporan yang mudah dipahami menyatukan dan melindungi informasi Anda, mengotomatiskan proses, dan tindakan lain yang diperlukan bisnis Anda. Dengan kemampuan ini akan membantu perusahaan dan bisnis dalam operasi sehari-hari dan perencanaan jangka panjan mereka menjadi lebih efisien serta tertarget. Berikut manfaat lainnya yang bisa Anda dapatkan jika mengimplementasikan perangkat lunak ERP :

• Membuat proses bisnis lebih efisien
  Sebelum adanya implementasi sistem ERP, semua informasi disimpan dalam database yang berbeda. Informasi ini dapat digandakan dan ada risiko tinggi bahwa informasi tersebut mungkin bukan versi terbaru. Oleh karena itu, keputusan yang dibuat berdasarkan informasi ini mungkin tidak akurat. Adanya ERP membuat semua informasi disimpan dalam satu database yang berarti setiap orang dapat mengakses dan memperbarui informasi dari berbagai departemen untuk mencerminkan informasi terbaru dalam sistem. Ini mengurangi risiko file duplikat karena semua informasi akan diperbarui dalam satu database. Dengan demikian, keputusan yang diambil akan lebih akurat dan dapat diandalkan.
• Informasi yang terintegrasi di semua departemen
  Jika merujuk pada cara lama, perusahaan digunakan untuk menyimpan informasi di database setiap departemen. Dengan demikian, informasi hanya akan dibagikan dalam departemen tertentu dimana bila departemen lain ingin mendapatkan data atau informasi, mereka harus bertanya kepada manajer departemen masing-masing untuk mengakses informasi tersebut. Menggunakan sistem ERP, sistem dapat menyimpan semua informasi di semua departemen dalam satu database yang berarti semua karyawan dari departemen yang berbeda dapat menggunakan informasi dari database tanpa persetujuan departemen lain.
• Pelaporan dan perencanaan yang tertata
  Dengan menerapkan ERP di semua departemen bisnis dan perusahaan, itu berarti bahwa perusahaan telah memiliki satu sistem pelaporan terpadu untuk setiap proses. Maka dengan memiliki satu sumber data dan informasi, sistem ERP dapat dengan mudah menghasilkan analitik dan laporan yang berguna kapan saja. Ini tidak lepas karena ERP memberi manajemen kemampuan untuk membandingkan dan menganalisis fungsi lintas departemen dan divisi tanpa bias dari banyak email dan spreadsheet. Bahkan ERP memungkinkan manajemen untuk menghasilkan laporan khusus mereka sendiri dan mereka dapat dengan cepat dihasilkan tanpa bergantung pada bantuan tim IT lagi yang akan membuat proses kerja lebih efisien dalam hal waktu.
• Visibilitas yang jelas
  ERP memungkinkan akses total ke setiap proses penting atau utama dalam bisnis dengan memungkinkan data dapat diakses dari setiap departemen ke manajemen. Melalui ini, manajemen dapat mengontrol tingkat persediaan secara harian, mingguan atau bulanan termasuk kiriman masa depan yang belum diterima. Setelah mengetahui secara tepat posisi perusahaan mengenai tingkat persediaan, maka dapat membantu manajemen untuk mengontrol modal kerja dengan cara yang lebih tepat. Selain itu, ketersediaan semua informasi perusahaan di lokasi terpusat memungkinkan peningkatan kolaborasi dan penyelesaian tugas kompleks yang lebih efisien. Visibilitas lengkap ini memberikan alur kerja yang lebih baik dan memungkinkan proses antar-departemen untuk dilacak dengan mudah dengan efisiensi maksimum.

    Kekurangan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

    Seperti dua sisi yang telah disebutkan diatas, maka ERP juga mempunyai kekurangannya tersendiri. Walau Anda ingin segera menggunakan sistem ini untuk bisnis dan perusahaan Anda, ketahui juga beberapa kekurangannya seperti :

• Biaya pemeliharaan
  Biaya awal perangkat lunak saja bisa sangat tinggi, terutama untuk perusahaan kecil dan menengah. Meskipun biaya ini dapat dihindari dengan menggunakan solusi cloud dengan pembayaran bulanan tetapi bukan berarti cara ini juga tidak lepas dari kelemahannya sendiri juga.
• Penurunan efektivitas
  Sebuah perusahaan harus memahami bahwa penerapan sistem membutuhkan waktu yang lama yang dikarenakan membutuhkan waktu untuk melakukan migrasi data, menyelenggarakan kursus pelatihan bagi karyawan dan tugas-tugas lainnya. Hal ini dapat membawa kerugian yang sangat besar bagi perusahaan dari segi waktu dan biaya. Proses implementasi bisa memakan waktu dari sebulan hingga bertahun-tahun diaman jika perusahaan tidak menangani dengan baik risiko yang mungkin terjadi, kemungkinan besar mereka tidak dapat pulih dari kerugian.
• Proses kustomisasi
  Proses ini membutuhkan banyak waktu, tenaga, uang dan keahlian yang mana tidak semua bisnis dan perusahaan benar- benar memahami proses pentingnya. Banyak perusahaan mungkin berfokus pada penyesuaian yang ketika sistem yang Anda pilih tidak benar-benar memenuhi kebutuhan bisnis Anda, membuatnya menjadi kendala baru tersendiri.